Projektmanagement ist eher eine Kunst als eine Wissenschaft. Selbst mit den besten Kenntnissen über Projektmanagement Methoden, Templates aus Asana, Notion und Co. und klarem Projektplan kann das Kind trotzdem noch in den Brunnen fallen.
Die meisten meiner Klienten wenden Projektmanagement intuitiv nach Bauchgefühl im Arbeitsalltag an und kommen laut Projektmarketing auch irgendwie an ihr Ziel, aber im Buschfunk oder vertraulichen Austausch kommen Details raus wie Burn-Out und Stress im Team, dauerhafter und spontaner Feuerlöschermodus, überzogenes Budget oder Fristen, mangelnde Qualität, Projektabbruch und unzufriedene Kunden. In diesem Artikel erfährst Du:
- Welche Trends die Nachfrage nach Projektmanagement Kompetenzen in der Zukunft der Arbeit #newwork steigern
- Was der Unterschied zwischen Projekt- und Tagesgeschäft ist
- Warum Projekte scheitern und woran Du erkennst, dass Deine Projektmanagement Kompetenzen ausbaufähig sind
- 3 Werkzeuge, die Du für eine erfolgreiche und ressourcenschonende Umsetzung Deiner Ziele und Ideen nutzen solltest
INHALTSVERZEICHNIS
STEIGENDE NACHFRAGE NACH PROJEKTMANAGEMENT KOMPETENZEN
TREND HUMAN CLOUD UND ON DEMAND WIRTSCHAFT
Neben Trends wie “sinnerfüllte Arbeit” und Ablösung von logischen, kognitiven Kompetenzen durch AI und Co. wandeln sich unsere Arbeitsformen hin zur sogenannten “Human Cloud” oder “On Demand” Wirtschaft.
Was ist dieses “menschliche Wölkchen” und “Wirtschaft auf Abruf”?
UNTERNEHMEN
- Zerlegung von Unternehmenstätigkeiten in präzise Aufgaben und separate Projekte
- Einkauf von Dienstleistungen passend zu Projektanforderung in virtueller Cloud
- Flexibilisierung der Zusammenarbeit, die immer nur über mehrere Monate geht
HEUTIGE ERWERBSTÄTIGE
- Entwicklung zu freiberuflichen und selbstständigen Dienstleister:innen (Solopreneurship)
- Auftragnehmer:innen hat eine Palette von Einkommensquellen
4 HERAUSFORDERUNGEN IN DER VUCA WELT
VOLATILITY (Veränderung)
- Unberechenbare Veränderung, Instabilität und Schwankungen der Kunden- und Marktanforderungen, die schwer erklärbar und messbar sind
- Neue, disruptive Produkte, Abläufe und Gesetze im Marktumfeld
UNCERTAINITY (Unsicherheit)
- Stressreaktionen wie Prokrastination, Widerstand, Gelähmtheit als Antwort auf unvorhersehbare Änderung, unzuverlässige Prognosen und abnehmende Planbarkeit
- Sinkende Motivation, Passion, Commitment und Einsatz
- Erschwerte Planung von Investitionen, nächste Entwicklungsschritte und Wachstumsfelder
COMPLEXITY (Komplexität)
- Hohe Abhängigkeit und Auswirkungen von Einzeländerungen auf die Gesamtsituation (Interdependenz)
- Verflochtene Zusammenhänge von Einzelfaktoren erschweren Entscheidungsprozesse
AMBIGUITY (Mehrdeutigkeit)
- Schwinden von eindeutigen schwarz-weiß Antworten, linearen Ursache-Wirkung Zusammenhänge und generalistisch one-size fits all und Best Practice Lösungen von der Stange
- Hohes Risiko von Mehrdeutigkeit von Informationen und Missverständnisse
Welche Lösungsansätze kannst Du nutzen, wenn altbewährte Methoden wie Prognosen, durchstudierte Theorien und Konzepte immer weniger verlässlich und dienlich sind?
VOLATILITY zu VISION
- Gemeinsam definierter Purpose, Vision und Werte als Orientierung und Kompass
- Motivation entfachen durch innere und äußerlich gelebte Identität auf kollektiver Teamebene und individueller Ebene (Selbstführung)
UNCERTAINITY zu UNDERSTANDING
- Fundierte und kontinuierliche Auftragsklärung sowie Verständnis von Bedürfnissen und Herausforderungen Deiner Kundinnen durch Tests und Experimente mit Prototypen (siehe unten “In 5 Schritten vom Prototyp zum fertigen Produkt”)
- Transparenz über systemische Dynamik und Kontext zwischen sichtbarere und nicht sichtbarer Ebene
- Ableitung von Geschäftsideen und Etablierung von Wettbewerbsvorteilen basierend auf gesammelten Erkenntnissen aus Reaktionen, Widerständen, Ängsten und gewünschter Vision der Kunden
COMPLEXITY zu CLARITY
- Entwicklung von Szenarien und passenden Lösungskonzepten
- Fokus auf Effektivität und Fokus, die richtigen Dinge zu tun vs. die Dinge richtig tun
- Verwirrung abbauen durch vertrauensvolle Beziehungen, klare Verantwortlichkeiten und transparente Prozesse und Kommunikationswege
AMBIGUITY zu AGILTY
- Agile und anpassungsfähige Arbeitsabläufe und Entscheidungsfindung basierend auf den Werten Commitment, Fokus, Offenheit, Respekt und Mut
- Förderliche Unternehmens-, Feedback- und Lernkultur, die Innovation erleichtern und Resilienz aufbauen
WORAN DU ERKENNST, DASS DU DAVON BETROFFEN SEIN WIRST
Tätigkeiten in einer Unternehmen lassen sich einteilen in Projektgeschäft und Liniengeschäft.
PROJEKTGESCHÄFT
- zeitlich befristete und einmalige Umsetzung von innovativen oder risikobehafteten Ideen und Aufgaben mit hoher Komplexität
- Neuartige Konstellation von Aufgaben, Umständen, Ressourcen und Prozessen
- Unklare und vage Informationen, die zu Unsicherheit und einer unbestimmten Entwicklung führen
LINIENGESCHÄFT
- Kontinuierliche und regelmäßige Routinetätigkeiten nach Schema F mit vergleichbaren Aufgaben
- Dauerhafte Organisation und Aufgaben mit dem Ziel der Standardisierung und Vereinfachung von wiederholenden Prozessen (Digitalisierung, AI & Co.)
- Aufgaben in der gleichen Form mit hoher Vorhersehbarkeit
18 WAHRHEITEN WARUM PROJEKTE SCHEITERN
Projektmanagement lässt sich nicht mal ebenso in einem Kurs theoretisch lernen 🛑 Denn jedes Projekt hat sein eigenes Wesen, was sich nicht durch eine Einheitslasso 🏇 einfangen lässt.
In einer Zeit von unsicheren und dynamischen Projektfaktoren erfordert es eine komplexe Zusammenführung von technischem, ökonomischem und zwischenmenschlichem Know-How.
Für life-long learner ist das Projektumfeld das #happymeal 🍿 weil es Dich mit unterschiedlichen Menschen, Hintergründen, Ideen und Prägungen zusammen bringt und Du die Abwechslung bekommst für Deinen Durst nach Inspiration und Impulsen. Für mich war schon mit meinem Jobeinstieg mit 19 der Klassiker-Karriereweg “40-50 Jahre Siemens bis zur Rente” ein Schauer á la Scary Movie 👻
Das Tree Swing Cartoon hat zwar seinen Ursprung in den 60er Jahren, aber es ist in einer Welt, in der projektbasiertes Arbeiten immer dominanter wird, aktueller denn je.
Das Cartoon zeigt typische Projekt-Dramaszenen 😁 und welche New Work Kompetenzen wie Selbstführung, Verhandeln, Überzeugung, Kommunikationsfähigkeit und Orientierung in unsicheren Zeit bei Projekten und Produktentwicklungen wie einer Software immer wichtiger werden.
Typische Anzeichen woran meine Klienten erkennen, dass ihre Projekte scheitern werden:
MANGELNDE LEISTUNGSERBRINGUNG
- Kunde hat immer wieder neue Einfälle und Veränderungswünsche, die nicht im Projektpreis inbegriffen waren #scopecreep
- Verzug im Launch zu einem Zeitpunkt, wo es keiner mehr braucht #trendverpennt
- Instabilität in der Qualität, Wartezeiten oder Zusammenbruch Deines Nervenkostüms, wenn die Nachfrage zu viel ist
- Keine mentale und zeitliche Flexibilität, Vorstellungskraft und Kreativität für Plan B
- Wiederholender Zeitaufwand durch fehlende Standardisierung und Dokumentation für Onboardings, Guidelines, Checklisten oder Templates für Mitarbeiterinnen, Kooperationspartner, Kundinnen etc.
- Aussagen wie “Alles muss jetzt angefangen werden”, zu Tode managen und planen, fehlende Priorität, zu viel Fokus auf Effizienz (“die Dinge richtig tun”) anstelle auf Effektivität, Ergebnis und Wirkung (“die richtigen Dinge tun”)
UNKLARE KOMMUNIKATION
- Nachträgliche Missverständnisse und Diskussionen zwischen Dienstleister und Kundinnen über unerfüllten Erwartungen und Projektumfang
REAKTIVES FEUERLÖSCHEN
- Brandherde lodern bei dem leichtesten Wind wieder auf, da auf allen vorherigen Fehlern nur provisorisch ein Notpflaster geklebt wurde
MANGELNDES ODER ÜBERZOGENES MARKETING
- Unbekanntheit des Projekts und verpasste Folgeaufträge durch fehlendes Marketing, z.B. über Fuck-Ups, Lessons Learned und Best Practices
- Imageschaden, weil im Nachhinein rauskommt, dass das Projekt besser verkauft und vermarktet wurde als es tatsächlich ist: Außen hui, innen pfui
3 WERKZEUGE, DIE DU FÜR DIE UMSETZUNG DEINER ZIELE UND IDEEN BRAUCHST
SITUATIVE UMSETZUNG JE PROJEKTART
Projekte lassen sich nicht nur nach Größe, Budget, Anzahl der Projektmitglieder, Industrie- und Funktionsfokus einteilen, sondern auch nach Innovationsgrad entlang des Produktlebenszyklus. Dabei gibt es 5 Projektarten:
- Forschungsprojekt
- Planungsprojekt
- Entwicklungsprojekt
- Roll-Out Projekt
- Reorganisationsprojekt
WOZU DIENT DIR DIE KLARHEIT ÜBER DIE EIGENE PROJEKTART
KLARE VORGEHENSWEISE UND VOLLSTÄNDIGE ABFOLGE VON MEILENSTEINEN
Meine Klienten erleben, dass sie so überwältigt sind von der Vielzahl an Aufgaben, um ein Projektziel zu erreichen, dass sie vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen. Deshalb teilen wir zu Beginn des Consultingprozesses die einzelnen Aufgaben den jeweiligen Projektarten zu, um deren Großprojekt in mehrere Phasen oder Microprojekte einzuteilen. Die Einzelprojekte kannst Du individuell oder im Team im Deep Dive analysieren und bearbeiten und sorgst so für eine vollständige und qualitative Erfassung aller Projektziele. Feuerlöschermodus war gestern.
LEICHTERE LÖSUNGSFINDUNG
Für jede Projektart gilt zwar generelles Projektmanagement Handwerkszeug, aber der wechselnde Grad an Innovation, unbekannten Anforderungen, Varianz und Komplexität fordert Dich auf, bestimmte Projektmanagement Methoden etwas mehr aus dem Hut zu zaubern und situativ pro Projektart zu nutzen.
KLARE KOMMUNIKATION
Klarheit im Innen gibt Klarheit im Außen. Wenn Du Dein Großprojekt in die Bereiche nach Projektart aufteilst, kannst Du Zusammenhänge und Schnittstellen besser erkennbar machen, Aufgaben und Verantwortlichkeit im Team effizienter verteilen und überzeugender an Auftraggeber oder andere Stakeholder kommunizieren.
KLASSISCHES VS. AGILES PROJEKTMANAGEMENT
Die oben beschriebenen VUCA Umstände, mit denen Du beruflich konfrontiert bist, führen dazu, dass altbewährte Projektmanagement Methoden nur noch eingeschränkt funktionieren. Warum Agiles Projektmanagement aber nicht in allen Fällen die Eier legende Wollmilchsau und Alternative zum klassischen Projektmanagement erfährst Du jetzt.
Wo kommen wir her: Projekte in der Vergangenheit waren davon geprägt, dass ganz klar war:
- was die Projektidee ist
- was, wann, wie und von wem zu tun ist
- wann der Hase aus dem Zauberhut geholt wird und die Idee das Licht der Welt entdeckt
Das kann ein WM Spiel sein, was zu einem bestimmten Tag standen finden muss, oder Launch zu einem schon immer dagewesenen Produkt. Bei solchen Projektzielen bringst Du wie bei einem Wasserfall die Idee stufenweise von einer Phase in die nächste in die Umsetzung. Die Phasen sind je nach Projektart und Industrie in den Details unterschiedlich und können zum Beispiel sein:
- Definition Konzeptidee
- Planung der Aufgaben
- Umsetzung der Aufgaben
- Test, Kontrolle, Feedback und Anpassung
- Launch und Go-Live
Wann funktioniert klassisches Projektmanagement:
- Klare Details zu Erwartungen, Anforderungen, Struktur und Ziele
- Stabiles Marktumfeld und gleichbleibende Kundenbedürfnisse
- Wenig Auswirkung von Risiken und Problemen
- Keine zeitliche Begrenzung für Launch
- Fokus auf Effizienz und Effektivität
Wann funktioniert klassisches Projektmanagement eher nicht:
- Unklare Erwartungen und regelmäßige Veränderungen
- Instabiles und dynamisches Marktumfeld, Trends und Kundenbedürfnisse
- Hohe Auswirkung von Risiken und Problemen
- Schneller Launch von Ergebnissen
- Fokus auf Innovation und Erkenntnisgewinn
Was hat sich verändert: Mit den Anfängen der Digitalisierung und Softwareentwicklung sind agile Ansätze aus den 1950er Jahren noch wichtiger geworden. Wenn Innovationen heute in 2 Jahren schon wieder Schnee von gestern sind, ist Agiles Projektmanagement unumgänglich. Dabei geht es darum, dass Du in wiederholenden kurzen Zyklen (Sprints) einen Prototypen erschaffst und regelmäßig das Produkt weiter ausreifen lässt.
Wann funktioniert agiles Projektmanagement:
- Offenheit, Lern- und Reflektionsbereitschaft, Experimentierfreude, Mut, Anpassungsfähigkeit, Commitment, Selbstvertrauen, lösungsorientiert
- Systematische Integration von Feedback in Produktentwicklung
- Interaktion mit Community oder Netzwerk
- Selbstorganisation, Eigenverantwortung, Selbstwirksamkeit
Wann funktioniert agiles Projektmanagement eher nicht:
- Versagensangst, Perfektionismus, Prokrastination, Selbstzweifel, fehlende Kritikfähigkeit, problemorientiert
- Unsystematische Integration von Feedback in Produktentwicklung
- Mangelnde Interaktion mit Community oder Netzwerk
- Fehlende Selbstorganisation, Selbstverantwortung und Selbstwirksamkeit
VORTEILE AGILES PROJEKTMANAGEMENT
HÖHERE TRANSPARENZ: Durch regelmäßige Check-Ins und Umfragen mit Kund:innen bleibt die Sichtbarkeit und Vertrauen in Deine Arbeitsqualität höher als das Verziehen ins stille Kämmerlein zwischen Projektbeginn und -abschluss
HÖHERE ANPASSUNGSFÄHIGKEIT: Regelmäßige Erkenntnisse aus Reflektion und Feedback werden flexibel in der Planung und Umsetzung des nächsten Zyklus berücksichtigt anstelle von einmaliger festgefahrener Planung am Projektanfang
SCHNELLER MEHRWERT FÜR KUNDEN: Mit regelmäßigen Erkenntnisse aus Reflektion und Feedback behältst Du den Fokus auf den Mehrwert für Kund:innen und die richtigen Dinge zu tun vs. selbst zu wissen was Kund:innen brauchen und die Dinge perfekt und richtig zu tun
SCHNELLER SINKENDES RISIKO: Durch regelmäßige Check-Ins und Umfragen mit Kund:innen sinkt das Risiko mit Sportwagen Geschwindigkeit in die falsche Richtung unterwegs zu sein und am Kunden vorbei Zeit und Mühen in die Produktentwicklung zu stecken
IN 5 SCHRITTEN VOM PROTOTYP ZUM FERTIGEN PRODUKT
In den Beratungsprojekten mit Gründern und Unternehmerinnen wenden wir die Unterscheidung dieser 5 Projektarten auf die Umsetzung ihrer Ideen zu Produkten oder Dienstleistungen an. Mit den Volkskrankheiten Perfektionismus und Prokrastination tendieren meine Klienten dazu 4 von 5 Schritten direkt zum fertigen Produkt zu springen.
Wie oben beschrieben scheitern so viele Produkte, weil ein perfektes Haus auf unbekannten Boden mit unklarem Baumaterial gebaut wurde. Die 5 Schritte geben Dir eine Vorlage vom Prototypen zum reifen Produkt, damit Du
- den natürlichen und organischen Produktlebenszyklus für Deine Ideen nutzen kannst
- mit mehreren Unbekannten Fortschritte machst
- Klarheit und Transparenz hast, was Deine Kunden tatsächlich wollen, brauchen und wofür sie bezahlen würden
- Entscheidungen treffen kannst, welche Features und Varianten Deines Produkts als nächstes umgesetzt werden
- Kosten sparen kannst bei Deiner Produkterstellung
- echten Mehrwert für Deine Kunden erschaffst für ihre tatsächlichen Probleme
SCHRITT 1: PRODUCT SOLUTION FIT
📋 Aufgaben:
- Erstellung des Initialkonzepts für Tests (Time to Value)
- Test an kleiner (interner) Gruppe und Einsammeln von Feedback basierend auf Testszenarien (Alpha Test)
🎯 Zweck:
- Recherche und vertiefte Erkenntnisse über das Problem der Kundinnen
- Prüfung, ob die Idee funktioniert und ein Problem löst (Product Solution Fit)
- Erste Bewertung der Produktleistung
🏇🏼 Liefergegenstand:
- Minimum Viable Product (MVP): Initialer Prototyp / Produktkonzept
SCHRITT 2: PRODUCT MARKET FIT
📋 Aufgaben:
- Optimierung des Prototyps basierend auf Feedback und Test Ergebnissen aus Schritt 1
- Überprüfung von finanzieller Tragfähigkeit, Skalierbarkeit, Umsatz- und Kostenschätzung
🎯 Zweck:
- Klarheit, was der Markt braucht und wofür er bezahlen will (Product Market Fit)
- Nachweis, dass ein theoretisches Konzept und Idee praktisch umsetzbar ist (Proof of Concept)
🏇🏼 Liefergegenstand:
- Proof of Concept, der vom Markt nachgefragt wird
SCHRITT 3: PROVEN MARKET FIT
📋 Aufgaben:
- Veröffentlichung des Proof of Concepts und Bemessung der Nachfrage und Nutzerverhalten (Betatest)
- Sammlung von Referenzen, Klickraten und Feedback
🎯 Zweck:
- Bewertung der Marktnachfrage, z.B. in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Fehler, Widerstände, Einwände, Rückfragen, Herausforderungen und Probleme
🏇🏼 Liefergegenstand:
- Erste Produkterwähnung auf dem öffentlichen Markt
SCHRITT 4: PILOT PRODUKT
📋 Aufgaben:
- Markteinführung für ausgewählten Pilot mit limitierten Launchangeboten für begrenzte Anzahl an Personen, ausgewählte Nutzer, Warteliste wie Rabatte und zusätzliche Services
- Erstellung Vertriebskanal (z.B. Website)
🎯 Zweck:
- Generierung von ersten Umsätzen und Marktdurchdringung
🏇🏼 Liefergegenstand:
- Erste Umsätze mit reifem Produkt im Pilotmarkt
SCHRITT 5: REIFES PRODUKT
📋 Aufgaben:
- Auslieferung und Verkauf des ausgereiften Produkts
- Reduktion von fixen und variablen Kosten
- Investition in Innovation oder Digitalisierung
- Steigerung der Qualität für Preissteigerung und höhere Umsätze
- Portfolio Management
🎯 Zweck:
- Skalierung der Organisationsstruktur und Gewinne
🏇🏼 Liefergegenstand:
- Kontinuierliche und skalierbare Gewinne in passender Organisationsstruktur
AUSWAHL DES PASSENDEN PROJEKTMANAGEMENT TOOLS
PROJEKTMANAGEMENT TOOLS WERDEN NICHT DEINE PROJEKTE RETTEN
GARBAGE IN – GARBAGE OUT
Wenn Du die Basics von Auftragsklärung, Projektmanagement und strukturierter Problemlösung nicht beherrschst, kann auch ein fancy tool nicht aus Sch##ße Gold machen. Im schlimmsten Fall wird es noch chaotischer.
START SLOW TO BE FAST
Die klare Definition zu Datenfeldern, Projektstruktur und -konzept kosten zwar anfangs Zeit, sparen Dir langfristig Aufräum- und Nachpflegearbeit. Dein Projekt läuft nicht besser, wenn Du Dich zu Tode managst. Ohne das entsteht durch ein Tool im schlimmsten Fall noch mehr Chaos.
KEINE EIERLEGENDE WOLLMILCHSAU
Jedes Projekt ist einzigartig, weshalb pauschal nicht jede Projektart, -größe, -mindset, betroffene Branche und Funktion mit jedem Tool abgebildet werden kann.
5 PROJEKTMANAGEMENT TOOLS IM VERGLEICH
Der Markt an Projektmanagement Tools ist groß und ständig in Bewegung. Die Tools wie Asana, Notion, Jira und Trello werden nicht nur in Konzern Urgesteinen benutzt, sondern finden auch Anwendung für private Anlässe wie Hochzeitsplanung, Geburtstag, Pflegebetreuung, Netflix Watchlist und Haushaltsplanung mit Partnerin und Familie.
Der Markt ist sehr dynamisch, Tools werden gehypt und andere verschwinden, weil sie Trends rund um AI und Standards zu Nutzerfreundlichkeit und Design verpennt haben. Um das passende Tool für Dich und die eigenen Projekte zu finden, empfehle ich meinen Klienten Klarheit zu gewinnen zu den Fragen:
- was ist mein Ziel und größte Herausforderung
- welche Funktionen brauchen wir im Tool
- welche Funktionen Must, Nice-to-have und No-Go sind
- wie hoch ist die digitale Affinität
- wie gut sind meine Projektmanagement Kenntnisse
- sind die Projekte eher komplex oder einfach
- können die Aufgaben und Ziele klar definiert werden
- in welchem Zeitrahmen wird geplant
- wird das Tool nur intern oder auch extern genutzt
- werden Projekte klassisch oder agil organisiert
- wer und wie viele beschäftigen sich mit dem Projektmanagement
FÜR WEN IST TRELLO GEEIGNET:
- Intuitive Einstiegsdroge für einfaches Aufgabenmanagement, simple Projekte oder Planung privater Erledigungen wie Haushalt und Feste
- Projekte, die keine Integration zu anderen Tools brauchen
- Ideensammlung, Contentplanung
- Solopreneure und sehr kleine Teams, die sich mit der Kanban Methode auskennen
FÜR WEN IST ASANA GEEIGNET:
- Mainstreamer für klassisches Aufgaben- und fortgeschrittenes Projektmanagement inkl. Reporting und Dashboards
- Projekte, die mit Standardfunktionalitäten organsiert werden können
- Projekt- und Aufgabenmanagement rund um Marketing, Vertrieb und Kundenbetreuung
- Kleine Teams, die sich mit klassischen Projektmanagement Methoden auskennen und digitale Kompetenz mitbringen
FÜR WEN IST CLICK-UP GEEIGNET:
- Produktivitäts- und To-Do Allrounder für fortgeschrittenes Aufgaben- und Projektmanagement inkl. Reporting und Dahsboards
- Projekte, die einfache Individualisierung und Konfiguration brauchen
- Projekte- und Aufgabenmanagement rund um Marketing, Vertrieb und Kundenbetreuung
- Knowledge Management sowie Ablage von Dokumenten, Notizen und Liefergegenständen
- Kleine Teams, die sich mit Projektmanagement Methoden auskennen und digitale Kompetenz mitbringen
FÜR WEN IST JIRA GEEIGNET:
- Ticketmaster für alle Softwareentwickler und deren Supporter
- Komplexes und agiles Projektmanagement für Softwareentwicklung inkl. Reporting und Dashboards
- Anforderungs- und Testmanagement
- Projekte, die hohes Maß an Individualisierung und Konfiguration brauchen
- Projekte, die Integration mit anderen Tools brauchen
- Große interdisziplinäre Teams mit digitaler Kompetenz
FÜR WEN IST NOTION GEEIGNET:
- Brain und Multi-Tasker für Management- und Adminaufgaben
- Komplexes, klassisches und agiles Projekt- und Aufgabenmanagement
- Projekte, die hohes Maß an Individualisierung und Konfiguration
- Projekte, die Integration mit anderen Tools und AI brauchen
- Knowledge Management sowie Ablage von Dokumenten, Notizen und Liefergegenständen
- Solopreneure und Teams, die sich mit Projektmanagement Methoden auskennen und digitale Kompetenz mitbringen
UMZUG DEINES PROJEKTMANAGEMENT TOOLS
Wenn Du bereits mit einem Projektmanagement Tool oder ganz simple Excel arbeitest, bieten viele Projektmanagement Tools wie Notion, Asana und Jira die Möglichkeit an, Deine Daten zu importieren.
Bevor Du das blind machst, darfst Du Dich fragen, ob das überhaupt der passende Ansatz für Dich ist. Wie bei einem Wohnungsumzug gibt es beim Umzug Deiner Daten 2 Ansätze:
GREENFIELD
- Kompletter Neuanfang und Neuimplementierung von Prozessen, Workflows und Systemen auf der “grünen Wiese”
- Geeignet, wenn bestehende Nutzdaten überholt oder individuell angepasst sind
- Befreiung von historisch gewachsenen Altlasten
BROWNFIELD
- Optimierung und Upgrade von bestehenden Prozessen, Workflows und Systemen
- Geeignet, wenn bei bestehenden Nutzdaten Standardisierung eingehalten wurden und Daten in neues System “einfach” konvertiert werden können
- Beibehaltung von bestehenden Nutzdaten und Schnittstellen
4 VORLAGEN FÜR DIE ENTSPANNTE UMSETZUNG DEINER IDEEN
Du hast zwar eine feinsäuberliche To-Do Liste und trotzdem bist Du überlastet, weil von Zauberhand mal wieder alle Deadlines aufeinander fallen. Willkommen in der Komplexität von Projekten. Eine klassische To-Do Liste ist zwar für einfache Erledigungen wie Haushalt und Einkauf passend, aber wie bei einer Pflanze, die wächst, darfst Du komplexere Aufgaben auch in einen größeren Blumentopf umtopfen. Mit einem Projektmanagement Tool ist es wie oben erwähnt nicht getan. Deshalb habe ich 4 Vorlagen für Dich, die Du je nach Projektart für die Umsetzung Deiner Ideen nutzen kannst.
TYPISCHE FEHLER BEI DER VISUALISIERUNG VON AUFGABEN
- Nur eine Ansicht z.B. To Do Liste verwenden
Verkomplizieren und Aufblasen von Tabellen á la #vielhilftviel
Hoffnung, dass das Tool Dich rettet und Dich auf Herdenbrände hinweist
Sch##ß Datenqualität versuchen durch schöne Visualisierungen zu beheben – Müll verpackt in Goldpapier ist immer noch Müll
VORLAGE #1 OFFENE PUNKTE LISTE
Eine offene Punkte Liste ist eine Auflistung der Teilaufgaben, die zur Erreichung von Zielen gebraucht werden, mit Angaben wie z.B. ID, Fristen, Komplexität, Status und Verantwortlichkeiten. Weitere Datenfelder, die Du nutzen kannst, findest Du im weiteren Verlauf des Artikels.
- Genauere und leichtere Schätzung des Zeitaufwands
- Klarere Anweisung und kompetenzbasierte Aufteilung im Team
- Vorausschauendes Unterscheiden von wichtigen und unwichtigen Aufgaben
VORLAGE #2 ROADMAP UND GANTT CHART
Ein Gantt Chart visualisiert Deine Aufgaben in einer Zeitleiste, um Projektplan, Meilensteine, Zeitaufwand, Start- und Fristdatum darzustellen.
- Ausgleich und Koordination von Fristen, Workload und Teammitgliedern
- Transparenz über Abhängigkeiten, Projektstruktur und Arbeitsabläufe
- Vorausschau von Mehrfachbuchungen, Überlastung oder Engpässen
VORLAGE #3 KANBAN BOARD
Ein Kanban Board visualisiert die Aufgaben in Karten, deren Arbeitsphasen anhand von Spalten dargestellt werden. “Kanban” wurde in den 1940er Jahren vom japanischen Toyota Ingenieur Taiichi Ohno entwickelt und ist eine Kombination aus den Wörtern: Kàn (Karte) und Ban (Tafel).
- Erkennung von Prioritäten und Ciao “100 angefangene Baustellen”
- Transparenz über Arbeitsstand und Zeitersparnis bei Statusmeetings
- Schnellere Erledigung sowie Fortschritt und weniger Zeitverschwendung
VORLAGE #4 KALENDER
Last but not least empfehle ich Aufgaben klassisch in einem Kalenderformat zu visualisieren inklusive Fälligkeitsdaten und Zeitblocker.
- Ausgleich und Koordination von Fristen, Workload und Teammitgliedern
- Blockieren von Zeitfenstern und Erkennung von freien Zeiten für Ad-Hoc Aufgaben oder neuen Aufträgen
- Vorausschau von Mehrfachbuchungen, Überlastung oder Engpässen
5 EMPFEHLUNGEN ZUR OPTIMIERUNG DEINES PROJEKTMANAGEMENT TOOLS
Wenn mich meine Klientinnen bei der Unterstützung ihrer Selbstorganisation und Umsetzung ihrer Ziele brauchen, schauen wir uns unter anderem an wie sie aktuell ihre Projektmanagement Tools inkl. Datenfelder nutzen. Wenn die Baustellen klar sind, definieren wir welche Struktur und Datenfelder sie in ihrem Tool eigentlich brauchen, um bald nicht wieder in ihrem Tagesgeschäft nach Crazy Town zu fahren.
Wozu dient Dir das:
- Zeit sparen aka mehr Zeit zum Chillen 🛋️
- Qualitative Leistung aka mehr Geld 💸
- Entspannung aka weniger Ad-Hoc Feuerlöscher Stress 🚒
EMPFEHLUNG #1: SAUBERE PROJEKTSTRUKTUR
- Vermeide endlos Listen, die übersichtlich, unvollständig, chaotisch und im worst case überwältigend für Dich sind #meinalbtraum
- Setze erst eine saubere Projektstruktur auf. Denn Struktur beißt nicht, sondern hilft Dir, dass die Lösungsfindung, Kommunikation und Umsetzung klar, transparent, vollständig und machbar sind
- Sorge innerhalb der Teilprojekte für eine möglich identische Unterstruktur
EMPFEHLUNG #2: KLARE AUSWAHL DER DATENFELDER
Lege Datenfelder an, die Dir bei der Auswertungen und Erkenntnisse für die Zukunft Deiner Projekte dienen. Hier gilt so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Datenfelder, die Du in den oben genannten Tools findest, sind:
- TEXT: Aufgaben Titel, Definition of Done
- ID NUMMER: ID, z.B. der Aufgabe, Anforderung, Produkteigenschaft, Anfrage, Auftrag
- ZAHLEN: Budget, Umsatz, Kosten, Aufwandsschätzung
- LINK: Referenzquelle, externe Tools oder Seiten
- ZEIT: Frist, Start-, Review- und Launch-Datum
- PERSONEN: Verantwortlich, Berater, informierte Personen, Stellvertreter, rechenschaftspflichtig
- DROPDOWN: Subteam, Sprint, Status, Produktgruppe, Priorität, Risikogruppe
- MULTI-SELECT: Betroffene Interessengruppe, Abteilung oder Produktgruppe
- DATEIEN: Liefergegenstände, Kundendatei, Berichte, Reports, Rechnung
- CHECKBOX: Checkliste für Qualitätsstandards, Vollständigkeit von Dokumenten
EMPFEHLUNG #3: ETABLIERUNG EINER QUELLE DER WAHRHEIT
Schaffe regelmäßig für eine Source of Truth. Zu Deutsch: Du legst Deine Informationen, Dokumente und Daten in einem zentralen Tool ab und sorgst dort für Datenqualität. Das heißt keine Excel-Schattentabelle oder Ablage von Informationen an einem anderen digitalen und im lustigsten Fall offline Ort. Ja Du wirst merken, dass immer mal wieder jemand versucht Daten in einer Parallelwelt abzulegen oder nicht einzutragen. Deshalb ist die Etablierung einer Source of Truth wie eine Gewohnheit, die regelmäßig umgesetzt wird und irgendwann unbewusst mitläuft, wenn alle den Vorteil darin sehen.
WAS SIND DIE WINS FÜR DICH UND ANDERE
- Kein ewiges Suchen von Informationen
- Fehlervermeidung
- Effizienz im Onboarding
- Zugriff für alle auf aktuelle Informationen
- Verbesserte Datenqualität
- Transparente Kommunikation
- Leichte Entscheidungsfindung
- Konsistenz, Stabilität und Ruhe im Karton
- Schnelles Erkennen von Risiken
EMPFEHLUNG #4: OPTIMIERUNG DER DATENQUALITÄT
Alle Informationen in Deinem Projektmanagement Tool aka Source of Truth kommen aus unterschiedlichen Quellen wie Gespräche und Austausch mit Freelancern oder Kunden, Studien, Content auf Social Media, Podcasts und Co. oder quantitative Daten z.B. aus Google Analytics und Social Media Insights. Trag dabei die Daten nicht blind und eins zu eins in das Tool ein, sondern bereite sie sauber auf, damit Du sie dort verwenden und auswerten kannst. Im Fachchinesisch nennt sich das Bereinigen und Veredeln der Daten, sonst hast Du Garbage In 💩 – Garbage Out 💩.
WAS MACHT DATENQUALITÄT AUS:
- VOLLSTÄNDIGKEIT: Sind erforderliche Daten vorhanden und insgesamt ausschöpfend?
- GENAUIGKEIT: Spiegeln die Daten die Realität wider?
- GÜLTIGKEIT: Sind die Daten gültig?
- EINMALIGKEIT: Sind Daten eindeutig und sich gegenseitig ausschließend, klar voneinander abgrenzbar, eindeutig zugeordnet und überlappen sich nicht?
- KONSISTENZ: Sind die Daten konsistent?
- AKTUALITÄT: Sind die Daten auf dem neuesten Stand?
EMPFEHLUNG #5: FINE-TUNING LIKE NERDS
NAMING, CONVENTION, ICONS, FARBEN, IDS BEI TEXTFORMATEN
- Werde kreativ, bring Farbe und visuelle Elemente in Textformate wie Aufgaben, Abteilungs-, Quartals- oder Produktgruppenzuordnung
- Sorge für eine konsistente Naming Convention und Syntax, zu Deutsch: einheitliche Benennung der Datenfelder
KLARE DEFINITION VON STATUS UND ANDEREN BEWERTUNGEN
- Definiere wann eine Aufgabe oder offene Frage den Status “Offen”, “In Bearbeitung” oder “Erledigt” bekommt. Wann etwas “erledigt” ist, ist schnell Ermessenssache, wenn die Kriterien nicht klar ausformuliert und verschriftlicht wurden
- Passe die Status-Auswahlmöglichkeiten an Dein Projekt und Aufgabenprozesse an und nutze z.B. “In Vorbereitung”, “In Überprüfung”, “Bereit zur Veröffentlichung”, “Bereit zur Genehmigung”, “In der Warteschleife”
ZEITEINSCHÄTZUNG BEI DEADLINES
- Setze mindestens 20% extra auf eigene Zeitschätzung für Admin, Feedback und Review, Ad-hoc Unterbrechungen, Schätzfehler und Showstopper
- Setze eine interne Deadline mindestens 1 Woche vor der externen Deadline z.B. an Auftraggeber oder Kunde
- Kommuniziere Deinen Zeitpuffer nur intern im Team
VIELFALT DER VERANTWORTLICHKEITEN
🧐 Responsible / Verantwortlich
Diese Person ist verantwortlich für die inhaltliche Umsetzung (Durchführungsverantwortung).
🏦 Accountable / Rechenschaftspflichtig
Diese Person trägt die rechtliche oder kommerzielle Verantwortung (Gesamtverantwortung).
🧠 Consulted / Beratend
Diese Personen tragen beratend zum Ergebnis mit ihrem spezifischem Fachwissen bei z.B. durch Interviews oder Workshop Teilnahme
📄Informed / Informiert
Personen, die nur über den Status oder Verlauf informiert werden.
🆘 Support / Unterstützend
Personen, die “Responsible” aktiv Arbeit abnimmt und mitwirken
🔁 (Responsible) / Stellvertretend verantwortlich
Diese Person ist verantwortlich für die inhaltliche Umsetzung, wenn “Responsible” abwesend ist wegen Urlaub, Training oder Krankheit.
🧑🏼⚖️ Permission / Genehmigung
Diese Person genehmigt und bestätigt die Freigabe, Veröffentlichung oder Auslieferung des Ergebnisses.
WEITERENTWICKLUNG DEINER KOMPETENZEN IM PROJEKTGESCHÄFT
WAS VON DIR ALS PROJEKTMITGLIED ERWARTET WIRD
KUNDENORIENTIERTE LEISTUNGSERBRINGUNG
Souveräner Umgang mit komplexen Anforderungen unter Berücksichtigung von Zeit, Kosten und Nutzen
KLARE KOMMUNIKATION
Einfache, fokussierte und strukturierte Vermittlung der Ist-Situation, Zusammenhänge und Lösungen
WERTEORIENTIERTE ZUSAMMENARBEIT
Klare Rollen und Einigkeit im Team, Offenheit und proaktive Einbindung von diversen Ideen und Perspektiven
VORBILD MIT EXPERTISE
Soziale Kompetenzen, Fachwissen, Lessons Learned und Best Practices aus Referenzprojekten
WIE DU MIT DEN UPS UND DOWNS IM PROJEKTALLTAG UMGEHEN KANNST
Im Projektalltag ist Selbstmanagement eine der 4 Hauptkompetenzen, um sich in Zeiten von Wandel und Informationsüberfluss selbst zu führen.
Aus der Erfahrung mit meinen 1:1 Klienten empfehle ich Dir im Kontakt mit Dir selbst zu bleiben, wann Lernen und Wachstum Dir als Inspiration dient und wann zum Stress wird.
TERRORZONE
Du fällst heraus aus dem guten Lerngleichgewicht, was zu übermäßigem Anstrengen und Burnout führen kann.
INSPIRATIONSZONE
Lernen innerhalb der Inspirationszone kann zwar anstrengend sein, sollte aber immer noch von der eigenen Motivation und Inspiration getragen sein und nicht, was andere interessant finden.
Je weiter Du Dich aus der Komfortzone entfernst, desto größer wird die Herausforderung und desto mehr Ressourcen musst Du aufbauen oder heranziehen, um sie meistern zu können.
Eine Strategie, um damit anzufangen, ist die Klarheit über die eigenen Ressourcen, auf die Du schnell zurückgreifen kannst, um Dich innerlich zu stabilisieren und zu stärken. Diese können eingeteilt werden in 4 Ressourcenarten:
- Selbstregulierend und intern
- Zwischenmenschlich und extern
- Spirituell und kreativ
- Körperlich
DEINE PROJEKTE IN DIE REALITÄT UMSETZEN
Wenn Du individuelle und nachhaltige Lösungsansätze im Rahmen eines 1:1 Beratungsprojekts oder Workshop für Dein Team ausarbeiten möchtest, kontaktiere mich gerne über die im Impressum genannte Emailadresse, Linkedin oder Instagram.
Deine Alexandra
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